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「内容証明郵便」とは、文書の内容や発送日などを郵便局（郵便事業株式会社）が証明してくれるサービスで、所定の書式で文書を作成して郵便局に持って行けば誰でも利用することができます。ただ、こういった従来の内容証明郵便は、大きな郵便局でないと取り扱っていませんし、「一行２０文字以内、一ページ２６行以内」といった厳重な書式制限があるほか、文書が２枚以上にわたる場合には契印を押さなければならない、同じ文書を計３通（相手への発送用・発送者の保管用、郵便局の保管用）作成して持っていく必要がある、発送用封筒を用意していく必要がある、書式チェックのため郵便局で長いこと待たされるなど、相当に手間が掛かるものです。

もし、うっかり「、」などをカウントしておらず１行の文字数をオーバーしていると受け付けてもらえませんし、郵便局に持っていく直前で誤字脱字を見つけたりすると、また最初から３通作り直しになってしまいます。

こうした手間のかかる内容証明郵便ですが、電子内容証明郵便システム（e内容証明）を使えば全ての手続きをネット経由で行うことができます。電子内容証明郵便システムを利用する場合は書式条件が緩和されており文字数などを特に気にすることなく文書作成できますし、料金もカードで決済可能、データを受信した郵便局側でプリントアウトから発送まで行ってくれるなど大幅な省力化が可能となりますから、便利な方法が導入されたなぁと思いながら利用しています。

ただ、電子内容証明郵便の発送を行っているのが現状では東京の郵便局１局だけであるため、発送状況が慢性的に混雑しているのは少し困ったことです。現在のところ特に深刻な問題は生じていませんが、データ送信から実際の発送まで２０時間以上後ということもありますから、場合によっては郵便局まで走って従来の形式で発送した方が適切というケースもあるのかもしれませんね。

また、電子内容証明郵便作成ソフトの対応ＯＳが、現在のところウィンドウズＸＰまでとなっており、ＶＩＳＴＡに対応していないという問題も残されております。ＶＩＳＴＡが登場して大分経つのですから、いいかげんに対応してほしいものだなあと思いつつ、電子内容証明郵便システムのバージョンアップを待つ日々となっているわけです。近日中に開業予定の方については、少し検討した方がよいポイントの一つではないでしょうか。

弁護士はお客さんから依頼を受けて損害賠償を請求したり返済交渉をしたりと、依頼者のお金を扱う機会が大変多いものです。また事務所の運営においても、弁護士会の研修費を払ったり税金を払ったりといった用事が日々ありますから、法律事務所の事務員さんは何かというと銀行まで出かけていくことになります。法律事務所は裁判所の近くで開業されることが多いようですが、銀行・ＡＴＭの近さも割と重要なポイントだと思っています。

ただ最近ではＡＴＭからの振込限度額が１口座あたり１日１５０万円までとされていますから、ＡＴＭだけの利用ですと少し大きい金額の振込みでも銀行窓口で手続しなくてはならなくなり、混雑している時に長いこと待たされたり、細かい話ですが振込用紙を書く手間もかかります。ネットバンクを利用すれば、１５０万円以上の振込や日付指定振込、口座残高の確認なども外出することなく可能となりますし、振込手数料もＡＴＭや銀行窓口より安く済ませることができます。逆にこういったシステムを利用していないと、お客さんからの入金があったかどうかを確認するために、事務員さんが一日に何度もＡＴＭまで走って記帳を繰り返すといった光景が繰り広げられてしまいますから、こうしたロスは事前に回避する方向で事務所を設計することが必要でしょう。

破産や相続などで裁判所の手続を利用する場合に、裁判所へお金を納めることがありますが、この際にはＰａｙ－ｅａｓｙ（ペイジー）を使ったネット経由の費用納付をすることができます。事前に裁判所で「電子納付」利用の登録手続が必要ですが、一度登録してしまえば、その後は裁判所から発行される納付番号をＰＣから入力してすぐ納付完了、振込手数料も不要と、非常に便利なものですから是非お勧めしたいものです。
これを現金で納付しようとした場合、裁判所のお金を扱っている窓口（出納課）や金融機関で支払をすることになりますが、やはり支払伝票に記入をしたり、混雑していると待たされたりする手間が生じてしまうことになります。

こういった細かなことは、法律事務所では基本的に事務員さんが行う作業ですから、弁護士自身はそれほど気にしなくてもよい、という考え方もあるかと思います。
しかし独立開業した直後ですと、事務員さんがおらず経営者弁護士が全てやらなければならないという事態も普通にあるでしょうし、そうでなくても事務方の作業効率というものは、結局のところ弁護士自身の仕事の効率に直結してくるものです。
あちこちから良いやり方を取り入れ、できるところから無駄な労力をカットして日々効率化を図っていくという精神が、地味な部分ではありますが大変重要だと考えています。
お勧めの業務効率化対策があれば、私にも是非教えていただきたいと思っています。